Como é feita a entrega de documentos pelo seu escritório? Os arquivos são enviados aos clientes via e-mail? Já pensou em utilizar uma tecnologia que realiza esse envio automático? E sobre a quantidade de papéis em seu escritório? Não para de aumentar? Precisamos falar de GED contábil!

Estamos num período onde o volume de dados que processamos é alto. Com a internet temos acesso rápido a diversas fontes de informações e, para salvá-las, muitas vezes optamos por imprimir esse documento.

Temos aí um grande problema. Quando pensamos em imprimir devemos lembrar que este novo papel deverá ser armazenado de forma organizada para facilitar pesquisas futuras e que ocupará espaço.

A princípio pode parecer exagero, mas quantas folhas de papel sua contabilidade imprime por dia? Quantas pastas e armários há em seu escritório? Se continuarmos nesse ritmo, os escritórios não darão conta de tanto papel.

Pensando que de hoje em diante não iremos mais imprimir qualquer documento, ainda sim enfrentaremos algumas complicações. Os documentos que forem gerados de forma eletrônica poderão ser salvos no computador ou você pode optar pelo armazenamento em nuvem. Contudo, você ainda terá os documentos que já estavam em papel e mais os novos que só são válidos em documento físico.

Deste modo o problema mais evidente é a perda de tempo para localizar um documento. E para solucionar essa e outras questões surgiu o GED contábil.

O que é GED contábil?

A sigla GED significa Gestão Eletrônica de Documentos. O GED contábil refere-se a um conjunto de tecnologias que permite a contabilidade gerenciar seus documentos em forma digital.

Claramente a tendência é de que a maior parte dos arquivos deixe de ser emitido em papel. Prova disso é a nota fiscal eletrônica. Após anos sendo emitida em papel, ela surgiu como uma solução que oferece melhor padronização, melhor qualidade das informações e maior integração administrativa entre as três esferas do governo.

Imagine o trabalho que era para localizar uma nota fiscal de entrada de uma mercadoria: Ela precisava ser recebida, conferida, cadastrada no sistema, contabilizada e passar pelo contas a pagar. Hoje, onde ela está armazenada? Será que passou por todas as etapas do processo?

O GED contábil resolve esse tipo de situação. Para entender como isso acontece, precisamos conhecer algumas das tecnologias do GED:

• Document Imaging (DI)
• Document Management (DM)
• Workflow

Vamos detalhar essas tecnologias e entender melhor como funciona a Gestão de Documentos.

Document Imaging (DI)

O Document Imaging está diretamente ligado ao processo de digitalizar documentos. Com ele você converte papel em imagem por meio de aparelhos scanners. Mas por que digitalizar os documentos?

Muitas vezes procuramos um arquivo apenas para conferir um dado, ou seja, apenas para consulta. Se todos os documentos estão no computador, o tempo gasto para localizar esse documento certamente será reduzido quando pensamos que ele poderia estar em alguma pasta física.

E ainda pensando nos documentos que usamos apenas para consulta, caso sejam digitalizados, podem reduzir o espaço ocupado em até 40%, no caso de documentos fiscais e trabalhistas.

Document Management (DM)

O Document Management é uma ferramenta para controle de localização, atualização e versões do documento, que permite até rastrear as alterações. Ou seja, temos os arquivos organizados em pastas e subpastas e cada arquivo possui informações próprias, como data de criação, autor do arquivo, número de revisões, dentre outras coisas.

Workflow

O Workflow controla e gerencia processos dentro de uma organização. Organiza prazos, tarefas, documentos e sincroniza a ação das pessoas, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

Como funciona o GED contábil na prática?

Para esclarecer como funciona, vamos pensar em algumas obrigações das contabilidades.

Quando a contabilidade recebe uma carteira de trabalho, ela tem até dois dias para devolvê-la a empresa, certo? E o processo não é apenas copiar os dados e devolver a CTPS. A contabilidade deve gerar um protocolo de controle que deverá ser assinado após a devolução da carteira e depois armazená-lo.

Um alvará do corpo de bombeiros tem um processo mais complexo. É preciso gerar uma guia, enviá-la ao cliente, aguardar o pagamento e a vistoria dos bombeiros, emitir o alvará e por fim enviá-lo ao cliente e armazená-lo. Já uma DCTF precisa ser enviada para a receita e armazenar o comprovante.

As obrigações possuem também uma periodicidade. Algumas mensais, outras anuais. Conseguir gerenciar essas informações de modo que não haja atraso nos envios é um desafio para as contabilidades.

Por fim, são diversos documentos com fluxos de trabalho distintos. Mas eles tem algumas particularidades em comum. Por exemplo, todo documento que precisa ser encaminhado ao cliente tem duas opções de entrega: manual ou eletrônica. Caso seja feita por meio eletrônico, o arquivo será enviado para o e-mail do cliente.

Assim, existem sistemas específicos para as contabilidades que fazem uso do Workflow e aperfeiçoam esses processos. Aos olhos do usuário, se torna tudo automático.

As DARFs são enviadas aos clientes de forma eletrônica, então, quando você indica para o sistema que um arquivo é uma DARF do cliente Antônio, automaticamente o sistema buscará o endereço eletrônico desse cliente e o enviará um e-mail com esse arquivo.

Outra possibilidade ao se utilizar o GED contábil é que os funcionários não precisam dar baixa na tarefa utilizando planilhas de controle. A inteligência da tecnologia Workflow além de enviar o e-mail ao cliente registra também que essa tarefa foi cumprida.

Assim reduzimos tempo redigindo e enviando emails. Também evitamos falhas em dar baixas em tarefas e tornamos o processo como um todo mais produtivo.

Mas e o Document Management? Com ele, quando armazenamos um alvará do corpo de bombeiros podemos associar a este arquivo diversas informações como a data de vencimento. Assim, associamos a data de vencimento deste documento a uma nova tarefa, que é a renovação do alvará.

O que podemos concluir?

Um papel armazenado em seu escritório só se torna uma informação quando processamos os dados que estão contidos nele. E nada melhor que o gerenciamento de documentos para interpretarmos os dados. Com ele não só teremos informações sobre o documento, mas também sobre quem o acessou, quando e quantas vezes.

Utilizando o GED e uma solução de armazenamento em nuvem o escritório passa a ser preciso na localização dos documentos. Também passa a ter total controle sobre os processos. Além de facilitar as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.