O SPED Contábil ou Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma parte do grande projeto SPED. Seu principal objetivo é diminuir o uso do papel. É isso mesmo. E tudo é feito com a substituição da escrituração física, ou seja, em papel, por uma escrituração digital, enviada por arquivo para os órgãos de fiscalização.

O SPED Contábil é formado pelas informações digitais do Livro Diário, do Livro Razão, dos Balanços e das fichas de lançamento e, além de a ECD conter toda a contabilidade da empresa de forma digital, a escrituração também é base para a entrega da ECF, ou Escrituração Contábil Fiscal.

SPED Contábil, a modernização dos lançamentos contábeis

O processo de modernização dos lançamentos contábeis não para por aí. A digitalização desses procedimentos vem sendo adotada por instituições públicas e privadas desde alguns anos.

Esse método funciona como uma alternativa para integrar os sistemas, agilizar as tarefas e reduzir custos, ao mesmo tempo em que busca garantir maior segurança e controle das informações empresariais.

Para atender essa necessidade, a Receita Federal estruturou o Sistema Público de Escrituração Digital, que é conhecido como SPED, tanto para a área contábil quando para a fiscal, possibilitando a transmissão dos documentos de forma eletrônica.

E atenção, neste mês de maio, o módulo que passa a integrar o SPEC é a Escrituração Contábil Digital (ECD), que substitui a antiga versão em papel.

Desde a última alteração na Instrução Normativa ° 1954, de 1° de dezembro de 2015, a Escrituração Contábil Digital passou a ser entregue pelas empresas no último dia útil do mês de maio, com dados referentes ao último exercício fiscal.

Já neste ano, a última data para a remessa de informações ao SPED Contábil será o dia 31 de maio, quinta-feira. Assim, é importante que todas as empresas tenham atenção com relação à organização das informações e atualização de seus sistemas de gestão.

Quanto ao prazo, é preciso ficar atento. Se a empresa não enviar dentro do prazo determinado pela Receita, receberá uma multa que podem ir de 500 reais, para empresas tributadas pelo Lucro Presumido ou pelo Simples Nacional, até 1.500 reais para as demais pessoas jurídicas.

Através da ECF, a empresa presta informações sobre todas as operações que levam à composição da base de cálculo e do valor devido de Imposto de Renda Pessoa Jurídica – IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL.

Benefícios gerados pelo SPED Contábil

Entre os principais benefícios apresentados pelo SPED Contábil podemos destacar:

• Redução de uso de papel, com consequente redução de custos e preservação do meio ambiente;
• Redução de custo com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
• Redução do envolvimento acidental em práticas fraudulentas;
• Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações da empresa;
• Padronização de informações que a empresa deve prestar aos órgãos governamentais;
• Maior rapidez no acesso às informações;
• Possibilidade de cruzamento entre os dados fiscais e contábeis;
• Redução de sonegação e maior combate à mesma.

Empresas obrigadas a entregar o SPED Contábil

Para este ano de 2018, estão obrigadas a adotar o SPED Contábil todas as empresas, utilizando os fatos contábeis e fiscais ocorridos em 2017:

• Empresas tributadas com base no Lucro Real;
• Empresas tributadas com base no Lucro Presumido, que distribuírem a título de lucros, sem incidência do Imposto de Renda retido na fonte, uma parcela dos dividendos ou lucros superiores ao valor da base de cálculo do imposto, reduzida de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
• Pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, foram obrigadas a apresentar a Escrituração Digital das Contribuições, atendendo a Instrução Normativa RFB 1.252/2012;
• Sociedades em Conta de Participação (SCP).

A ECD ainda é facultativa para outras sociedades empresariais. Há ainda aquelas que estão dispensadas da obrigação, que é o caso de micro e pequenas empresas, optantes pelo Simples Nacional.

Atenção para a data limite de entrega do SPED Contábil

Agora vamos falar sobre a data limite de entrega do SPED Contábil. Para as situações normais, a Escrituração Contábil Digital relativa ao ano calendário de 2017, deve ser entregue até o dia 31 de maio.

E para situações especiais ocorridas de janeiro a abril do ano da entrega da ECD, o prazo é o último dia útil do mês de maio do ano que se refere a escrituração.

Para situações especiais ocorridas de maio a dezembro do ano da entrega da ECD, o prazo é o último dia útil do mês seguinte ao do evento.

É importante lembrar que, em anos anteriores, o servidor da Receita Federal apresentou problemas nos últimos dias da entrega, expondo as empresas ao risco de não conseguirem cumprir com o prazo, sendo penalizadas pelo pagamento de multas.

Atenção para as novas regras de assinatura do SPED Contábil

De acordo com a determinação da Receita Federal, toda ECD original deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador ou contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD, utilizando um e-PF ou e-CPF correspondente ao profissional contábil, com código 900.

Outra assinatura deve ser aplicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo ser um e-PJ ou e-CNPJ, com código de assinante 001, exclusivo de pessoas jurídicas, ou um e-PF ou e-CPF ligado a um outro código de assinante qualquer, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis (900, 910 e 920).

Mais facilidade com o SPED Contábil

Com a implantação do SPED Contábil e a digitalização das obrigações tributárias, o Brasil dá um grande passo em relação à tecnologia. Com isso, obtêm-se mais agilidade, maior dinamismo e maior integração dos inúmeros processos que, anteriormente, eram feitos de forma manual.

É importante destacar que essas mudanças irão oferecer impactos significativos para empresas de todos os portes. Portanto, é necessário que a empresa invista em uma solução de gestão administrativa que possibilite integrar todas as informações num mesmo sistema, facilitando, dessa forma, a entrega das obrigações para a Receita Federal.

Para que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente no Brasil, uma das principais razões para que a empresa adote um software de gestão é a substituição de antigos sistemas ou de planilhas e sistemas mais simples por uma solução que realmente atenda às exigências tributárias da Receita Federal.

Utilizando um sistema reconhecido no mercado, a empresa terá, inclusive, maior controle sobre os prazos, onde estarão integradas todas as informações num mesmo lugar.

É isso. Espero que todas essas informações tenham te ajudado a lidar com algumas normas do SPED Contábil. Se quiser saber mais informações sobre contabilidade, inscreva-se na nossa newsletter e fique sabendo das principais novidades sobre esse universo. Até logo!