Toda contabilidade hoje certamente usa um sistema contábil. Seja dos mais sofisticados ou até mesmo os gratuitos, alguns com opções de módulos adicionais e outros puramente contábeis. Independente de qual sistema seja, a vida nos escritórios de contabilidade entrou em uma nova era. Com o surgimento dessas ferramentas, extingue-se de vez o “guarda-livros” e revela-se o Empresário da Contabilidade.

Com tantos sistemas contábeis no mercado, alguns contadores têm dúvidas de qual adotar na contabilidade. Mas, com a evolução das tecnologias, outros sistemas têm surgido no mercado para suprir lacunas não preenchidas pelos softwares contábeis. São os sistemas de gestão contábil. Vamos aqui diferenciar um sistema contábil de um sistema de gestão contábil. É comum confundir ambos, achando que são o mesmo produto com mais ou menos funcionalidades, mas não é bem assim.

O que é um Sistema Contábil?

Um sistema contábil tem a função principal de automatizar as apurações contábeis. Assim, ao invés de você dedicar o seu tempo à contabilidade bruta, executando cálculos e cruzando informações, você apenas fornece dados ao sistema. Como sabe, o trabalho repetitivo é feito pela ferramenta.

A escolha de um software é um passo de extrema importância em um escritório de contabilidade. Muitos avaliam um software pela marca do desenvolvedor, outros pelo preço, ou pelos módulos oferecidos, e ainda pela indicação de amigos. Mas, na verdade, o que deve ser levado em consideração é o tipo de serviço que você, contador, oferece e os tipos de clientes que atende. É isso que tem que ser levado em consideração.

A Nibo, autoridade em fabricação de software de gestão financeira e gestão de escritórios contábeis, fez uma pesquisa bem completa sobre softwares contábeis e suas características, bem como o grau de satisfação de seus usuários em vários aspectos como: as principais ferramentas de um software contábil, a implementação, suporte e preço.

Foram analisados os 11 principais softwares contábeis do Brasil. O Panorama completo dos softwares contábeis é um material bem interessante se você está começando a profissão ou se está insatisfeito com o sistema que utiliza. E mesmo se está satisfeito com seu software contábil, aproveite e veja se seu sistema participa da pesquisa e em qual posição se encontra.

Fim do Estresse nas Contabilidades?

Mas, mesmo com o software contábil ideal, você pode pensar que a rotina dos contadores se tornou mais simples e menos sobrecarregada, mas precisamos discordar em alguns pontos.

A princípio parecia muito bom: mais clientes com o mesmo recurso! Mas, como podia ser previsto, surgiram novas demandas. Com mais clientes vem mais obrigações e mais documentos. Novamente veio a sobrecarga de trabalho e a contabilidade, de novo, vai atuando nos limites dos prazos… tão ocupados, ou até mais, do que antes!

É exatamente aí que entram os sistemas de gestão contábil. Com uma proposta de automatizar o controle das obrigações e facilitar a comunicação com os clientes, os sistemas de gestão têm revolucionado as rotinas contábeis.

O que são os Sistemas de Gestão Contábil?

Ter uma “mente aberta” para conhecer mais sobre o assunto é de extrema importância para o profissional contábil que quer realmente buscar uma solução para essa dor de cabeça que é controlar as demandas, parar de trabalhar sempre nos limites dos prazos, reduzir o trabalho manual e ter uma comunicação mais segura e mais rápida com o seu cliente.

Os softwares contábeis são voltados para os departamentos DP ou RH, Fiscal e Contábil. Auxiliam e resolvem em alguns casos toda a rotina desses departamentos até a emissão dos documentos. Mas e depois?

Após gerar a folha, emitir os DARFs, transmitir as DCTFs… o trabalho continua fora do software. Tem que armazenar, dar baixa nas planilhas, manter os relatórios em dia, imprimir os documentos que serão entregues aos clientes e/ou encaminhar por e-mail… enfim, ainda tem muito trabalho a ser realizado além de manter tudo registrado e devidamente protocolado.

É aí que entra em ação um sistema de gestão. Ele vem automatizando todos os processos após a conclusão do trabalho realizado dentro e fora do software contábil.

Principais Funções de um Sistema de Gestão Contábil

Os sistemas de gestão em geral acompanham os lançamentos, listam as tarefas, aplicam baixa do que foi realizado, cobram o que está por fazer, armazenam os documentos e arquivos em nuvem, disponibilizam acesso aos documentos para os clientes e geram protocolo eletrônico quando são visualizados.

1. Automatização de Processos

A grande vantagem de um sistema de gestão contábil é a automatização de processos administrativos. Isso inclui a organização e o acompanhamento de todas as atividades necessárias para cumprir com as obrigações fiscais e contábeis, bem como o controle dos prazos de entrega de documentos.

2. Integração de Dados

Os sistemas de gestão contábil permitem a integração de dados entre diferentes departamentos e áreas da empresa. Isso facilita a troca de informações e a tomada de decisões baseadas em dados atualizados e precisos.

3. Armazenamento em Nuvem

O armazenamento de documentos em nuvem é uma funcionalidade crucial, permitindo que os documentos sejam acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, tanto pelos contadores quanto pelos clientes. Isso elimina a necessidade de arquivar fisicamente documentos e facilita a gestão e a segurança das informações.

4. Comunicação com o Cliente

A comunicação com o cliente é significativamente aprimorada com o uso de sistemas de gestão contábil. Estes sistemas permitem que os clientes acessem seus documentos, relatórios e demais informações diretamente na plataforma, sem a necessidade de trocas intermináveis de e-mails.

5. Controle de Obrigações

O controle de obrigações é uma das principais funções dos sistemas de gestão contábil. Eles ajudam a garantir que todas as obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos, evitando multas e penalidades.

6. Análise de Performance

A análise de performance dos serviços contábeis oferecidos é outra função importante. Os sistemas de gestão permitem gerar relatórios detalhados sobre a performance do escritório, identificando pontos de melhoria e oportunidades de crescimento.

Benefícios de Adotar um Sistema de Gestão Contábil

Adotar um sistema de gestão contábil traz inúmeros benefícios para o escritório de contabilidade, incluindo:

• Redução de Erros: A automatização de processos reduz significativamente a chance de erros humanos, melhorando a precisão das informações contábeis.
• Eficiência Operacional: A integração e a automatização de processos aumentam a eficiência operacional, permitindo que os contadores se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor agregado.
• Melhoria no Atendimento ao Cliente: Com acesso fácil e rápido às informações, o atendimento ao cliente se torna mais ágil e eficaz, aumentando a satisfação dos clientes.
• Competitividade: Escritórios que utilizam sistemas de gestão contábil estão mais preparados para competir no mercado, oferecendo serviços de alta qualidade e eficiência.

Conclusão

A diferença entre um sistema contábil e um sistema de gestão contábil é clara e significativa. Enquanto os sistemas contábeis são essenciais para a automatização das apurações contábeis e o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas, os sistemas de gestão contábil vão além, oferecendo uma solução completa para a gestão de todas as atividades do escritório de contabilidade.

A adoção de um sistema de gestão contábil não apenas simplifica e automatiza processos, mas também melhora a comunicação com os clientes, reduz a sobrecarga de trabalho e aumenta a eficiência e a competitividade do escritório. Portanto, para contadores que desejam oferecer um serviço de alta qualidade e se destacar no mercado, investir em um sistema de gestão contábil é uma decisão estratégica e altamente benéfica.

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