É fato conhecido entre os contadores que a gestão fiscal de uma empresa exige mais do que apenas o pagamento correto de tributos. Para manter a conformidade com a legislação, as empresas precisam cumprir uma série de obrigações acessórias, que servem para documentar e comprovar a apuração e o pagamento dos impostos.

No Brasil, onde o sistema tributário é um dos mais complexos do mundo, o não cumprimento dessas exigências pode resultar em multas elevadas, restrições operacionais e até complicações jurídicas. Para contadores, acompanhar essas demandas e garantir que tudo seja entregue corretamente e no prazo é essencial para evitar problemas com o Fisco.

Mas, afinal, o que são obrigações acessórias? Qual a diferença entre elas e as obrigações tributárias principais? E quais são as exigências para cada regime tributário? Neste artigo, vamos responder essas perguntas e explorar tudo o que você precisa saber para manter sua empresa ou escritório contábil em conformidade.

Boa leitura!

O que são as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são declarações, relatórios e documentos exigidos pelas autoridades fiscais para registrar e comprovar o recolhimento correto dos tributos. Logo, elas garantem que o governo tenha controle sobre a arrecadação de impostos e sobre as movimentações financeiras das empresas.

Essas obrigações são enviadas periodicamente e podem ter frequência mensal, trimestral ou anual, dependendo da exigência do órgão fiscalizador e do regime tributário da empresa. Entre os exemplos mais comuns, podemos citar:

• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Mesmo empresas que estão temporariamente isentas do pagamento de alguns tributos podem estar sujeitas às obrigações acessórias. Isso significa que, mesmo que a empresa não tenha movimentação financeira no período, pode ser necessário enviar declarações periódicas informando essa condição.

O não cumprimento dessas obrigações pode acarretar multas e penalidades severas, tornando essencial o acompanhamento contínuo da legislação tributária.

Diferença entre obrigações acessórias e obrigações tributárias

Embora estejam interligadas, as obrigações acessórias e as obrigações tributárias principais possuem finalidades distintas.

As obrigações tributárias principais correspondem ao pagamento dos tributos devidos, como ICMS, ISS, IRPJ, CSLL, PIS e COFINS. Já as obrigações acessórias envolvem o registro e a comunicação desses pagamentos ao governo, garantindo que tudo seja devidamente contabilizado e fiscalizado.

Em resumo:

• Obrigação tributária principal → pagamento de impostos.
• Obrigação acessória → envio de declarações e documentos que comprovam o pagamento e detalham os tributos recolhidos.

Mesmo que uma empresa esteja isenta de determinado imposto, pode ser necessário declarar essa isenção por meio de obrigações acessórias específicas.

Principais obrigações comuns a todas as empresas

Independentemente do regime tributário, algumas obrigações acessórias são exigidas de todas as empresas. Entre elas, destacam-se:

• EFD (Escrituração Fiscal Digital): parte do SPED, essa obrigação consolida informações sobre ICMS, IPI e outros tributos estaduais e federais.
• ECD (Escrituração Contábil Digital): substitui os antigos livros contábeis físicos e deve ser entregue anualmente.
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal): obrigatória para empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido, sendo utilizada para apuração do IRPJ e da CSLL.
• DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte): informa à Receita Federal os valores de imposto retidos na fonte ao longo do ano.
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): contém dados sobre empregados e vínculos trabalhistas.
• SEFIP/GFIP: registra informações sobre recolhimentos previdenciários e trabalhistas.

Além dessas obrigações gerais, cada regime tributário possui exigências adicionais, conforme detalhado a seguir.

Obrigações acessórias no Simples Nacional

O Simples Nacional foi criado para simplificar a tributação das micro e pequenas empresas. Contudo, as empresas enquadradas nesse regime ainda precisam cumprir algumas obrigações acessórias, como:

• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): entregue anualmente até 31 de março.
• DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): guia única para pagamento dos tributos mensais.
• DIRF: obrigatória para empresas que realizam retenção de impostos na fonte.
• DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação): necessária para negócios que recolhem ICMS-ST.

Embora o Simples Nacional torne a carga tributária mais previsível, a gestão dessas obrigações ainda exige atenção e planejamento.

Obrigações acessórias no Lucro Presumido

Empresas do Lucro Presumido possuem mais obrigações acessórias do que aquelas no Simples Nacional. Entre as principais exigências, estão:

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): enviada mensalmente para informar tributos federais.
• EFD Contribuições: declaração mensal sobre PIS/Pasep e COFINS.
• GIA (Guia de Informações e Apuração do ICMS): exigida em alguns estados para detalhar a apuração do ICMS.
• DES (Declaração Eletrônica de Serviços): obrigatória para prestadores de serviços em algumas prefeituras.

O Lucro Presumido exige um controle mais rigoroso para evitar inconsistências fiscais.

Obrigações acessórias no Lucro Real

Empresas no Lucro Real precisam de um acompanhamento contábil ainda mais detalhado, pois seus impostos são calculados com base no lucro efetivo. Algumas das principais obrigações são:

• SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): obrigatório para contribuintes do ICMS e IPI.
• ECD e ECF: exigidas para demonstrar a base de cálculo do IRPJ e CSLL.
• SISCOSERV: necessário para empresas que realizam transações internacionais.
• GIA Estadual: declaração detalhada sobre a apuração do ICMS.

A complexidade desse regime exige planejamento estratégico e o uso de sistemas contábeis eficientes para evitar erros.

A importância da gestão das obrigações

Manter as obrigações acessórias em dia é fundamental para garantir a regularidade fiscal das empresas. O não cumprimento dessas exigências pode resultar em multas, restrições operacionais e dificuldades no relacionamento com bancos e fornecedores.

Portanto, os escritórios contábeis devem investir em tecnologia e processos automatizados para gerenciar essas obrigações de maneira eficiente. O uso de sistemas integrados, como ERPs contábeis, facilita a escrituração fiscal e reduz riscos.

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