A gestão de documentos contábeis não é uma tarefa fácil, mas pode ser conduzida com eficiência. Um dos fatos incontestáveis é que, conforme passa o tempo, aumenta o número de documentos que devem ser guardados e quando fazemos o arquivamento correto, conseguimos maior rapidez e produtividade.

A necessidade de organização atinge todos os documentos, desde contratos a informações sobre fornecedores, além daqueles exigidos pela fiscalização, como notas fiscais e outros relacionados a prestação de contas da empresa.

Assim, a gestão de documentos contábeis deve ter uma atenção especial para não comprometer a contabilidade ou gerar problemas como multas e taxas extras.

A seguir, apresentamos algumas dicas triviais para descomplicar a gestão de documentos contábeis:

1. Selecione os documentos

Os documentos devem ser selecionados entre os que possuem importância para a empresa e os que podem ser declarados. A seleção deve ser feita todos os dias, eliminando os que não sejam necessários para não acumular papéis sem importância.

2. Organize os arquivos físicos

A partir da seleção dos documentos necessários para a contabilidade, a gestão de documentos contábeis deve ser feita com os arquivos físicos, criando um armazenamento simplificado e eficiente.

É necessário centralizar os documentos num único local, definindo a forma de organização, como, por exemplo, ordem alfabética, ordem de data ou ordem de segmento.

3. Tenha um responsável pelos arquivos

Em lugar que muitas pessoas mexem, sempre vai haver desorganização. Uma ideia interessante é manter um responsável pelos arquivos, que tenha conhecimento da forma como eles devem ser arquivados e que possa resgatar rapidamente qualquer documento em qualquer momento.

Mantendo uma pessoa responsável pela gestão dos documentos contábeis evita-se que outras pessoas tenham acesso irrestrito aos arquivos, eliminando problemas de mistura de documentos ou de sua perda ou extravio.

Se a demanda pelos documentos for além do normal, existe a possibilidade de terceirizar essa atividade, através de empresas especializadas em armazenagem de documentos contábeis.

Além disso, a maior parte dessas empresas oferece o serviço de digitalização, disponibilizando cópias virtuais dos documentos, evitando problemas de extravios ou de perdas de documentos que devem ser guardados por muito tempo.

4. Separe os documentos segundo sua utilidade

Para facilitar a gestão de documentos contábeis é necessário organiza-los segundo sua utilidade, criando pastas separadas e segmentando os documentos de acordo com o que representam para a empresa.

Você pode fazer listas de documentos, definindo categorias para aqueles que precisam ser guardados por determinado período de tempo, como contratos, guias fiscais, documentos de colaboradores, etc.

Existem documentos que podem ser descartados depois de sua utilização e, nesse caso, pode-se criar uma pasta temporária, onde serão mantidos os documentos mais recentes e eliminando aqueles que não precisam ser guardados.

5. Comece a usar o armazenamento eletrônico

Talvez você não conheça, mas uma estratégia muito utilizada atualmente é manter a cópia física dos documentos mais importantes e fazer sua cópia digital. Essa é uma forma de mantê-los em um ambiente virtual seguro, que pode ser acessado apenas por pessoas autorizadas, com login e senha específicos, o que vai tornar o processo de busca mais rápido e fácil.

Geralmente, os documentos exigidos pela fiscalização devem ficar armazenados por 5 anos, devendo contar desde o exercício da emissão do documento até 5 anos à frente. Dessa forma, os documentos arquivados não serão mexidos e as cópias digitais poderão ser utilizadas a qualquer momento.

Além de permitir encontrar os documentos mais rapidamente, outra vantagem da informatização e do arquivamento digital é a facilidade de melhorar a gestão de documentos contábeis de uma maneira geral.

Através da informatização é possível reunir em pastas documentos de setores específicos, como, por exemplo, separando os documentos da área fiscal, da área financeira, da área tributária e da área de recursos humanos.

Assim, caso a empresa ainda não tenha um sistema de gestão, ou ERP, como é conhecido, é necessário encontrar um programa adequado, através das próprias necessidades da empresa para facilitar o processo de organização dos documentos exigidos pela fiscalização.

Dica: Padronize também a nomeação dos arquivos. Isso vai facilitar sua identificação sem a necessidade de abrir o documento. Um padrão bastante utilizado é o de identificar o código da empresa, a obrigação e a sua competência.

Por exemplo, 0158-COFINS-022018, refere-se a empresa de código 0158, a obrigação Cofins e a competência é fevereiro de 2018.

6. Reduza o uso de papéis

Conforme a empresa vai se desenvolvendo, uma das principais necessidades é a redução do uso de documentos físicos, tanto pelo próprio consumo quanto pelo custo de impressão e de arquivamento, além do tempo perdido na busca de documentos que não estejam devidamente organizados.

Para reduzir o uso de documentos impressos é necessário conhecer os documentos que devem ser guardados fisicamente por exigência do fisco ou por outras necessidades da própria empresa, como aqueles que precisam ser apresentados por conta de assinaturas, por exemplo.

Os demais documentos podem ser digitalizados, mantendo-se apenas a cópia digital. Uma grande vantagem que você vai perceber é que a forma de fazer a gestão de documentos contábeis vai oferecer mais espaço para os arquivos e maior agilidade na busca de documentos.

Alguns documentos, inclusive, podem ser eliminados depois de algum tempo, se for o caso, lembrando ainda o fato de que uma cópia digital não ocupa “espaço”.

Com o sistema de armazenamento em nuvem é possível contratar uma empresa que ofereça esse tipo de serviço, oferecendo os documentos totalmente online. O processo de arquivamento em nuvem é muito mais seguro e mais rápido, facilita a busca de documentos e faz a integração entre todos os setores que os utilizam.

Entenda melhor como funciona o armazenamento em nuvem em nosso outro artigo: Benefícios do armazenamento em nuvem para escritórios contábeis.

7. Faça da organização uma rotina

Documentos são produzidos todos os dias e em todos os momentos da vida empresarial. Para o profissional envolvido, não resolve apenas ter um período do dia para organizar todos os papéis: é preciso que cada documento tenha seu destino logo após a utilização.

Essa forma de trabalho deve se tornar uma rotina dentro da área administrativa. Todos os envolvidos devem ser instruídos e treinados para garantir que essa rotina seja diária, seguindo um processo simples de usar e guardar, mantendo a organização em cada momento.

Com a manutenção da rotina, os documentos não ficarão acumulados e não haverá perda de tempo para os colaboradores, fazendo com que todos os setores possam ser atendidos sempre que houver necessidade.

A gestão , dessa forma, será apenas mais uma tarefa entre todas as que devemos cumprir no dia a dia.

É isso, a gestão de documento contábeis é uma das atividades mais importantes que precisam estar organizadas para que o escritório contábil funcione da maneira correta.

Com essas dicas, fica muito mais fácil contribuir para que tudo funcione com mais eficiência. Se quiser saber mais sobre esse e outros assuntos contábeis, se inscreva na newsletter e fique por dentro das novidades.