Trabalhar com o meio digital tem sido a salvação para vários negócios, além dos seus potenciais clientes não estarem limitados geograficamente, algumas situações do dia a dia que causam muito prejuízo em lojas e escritórios físicos, tem uma realidade muito diferente no meio online. Por isso, trazemos aqui 4 dicas para você trabalhar com contabilidade online.

Estudo de Caso

Como você deve ter acompanhado nos noticiários, o estado do Espírito Santo vivenciou dias de terror e confinamento em fevereiro/2017. Com os protestos realizados por familiares, policiais militares foram impedidos de sair às ruas e cumprir seu papel com a sociedade. Assim, o caos se instalou em várias cidades. Na região metropolitana os ônibus pararam de circular e comerciantes fecharam as portas.

Na internet pudemos ver mensagens com pedidos de ajuda. No twitter algumas hashtags foram as mais comentadas da semana como #prayforES e #ESpedesocorro. Com um pouco de humor, no facebook internautas questionaram quando seria seu banho de sol.

Brincadeiras à parte, a situação logo retomou à sua normalidade. Mas, o que o seu escritório de contabilidade tem a ver com isso?

Bom, se amanhã você acordasse e soubesse que as ruas estão extremamente perigosas porque não há policiamento para acudir ninguém, e que lojas e escritórios não irão funcionar como precaução a roubos, vandalismo e também pela segurança de seus funcionários, o que seria do seu negócio?

Atenção! Não estamos falando em um dia sem trabalho como em um feriado, que é programado e que você já antecipou as atividades para que tudo seja realizado e entregue no prazo. No Espírito Santo, a falta de policiamento nas ruas não teve aviso prévio. Parou e ponto!

E aí? Como seria ficar uma semana sem trabalhar? Quanto tempo seria necessário para colocar em dia as atividades? E os custos? Já pensou nas obrigações que podiam vencer e no peso das multas? Começou a pensar agora, né? Dói até de imaginar… 

Agora que já estamos sincronizados e entendemos o caos que seria para o nosso negócio ser interrompido “do nada”, temos que ser inteligentes e nos prevenir. Já percebeu que a solução é a contabilidade online?

As dicas que temos para você foram inspiradas na MasterDoc, empresa de tecnologia em soluções contábeis. Sua sede fica justamente em Vitória, capital do ES. Mas por possuir clientes em todo o Brasil, simplesmente suspender o expediente não era uma opção. Portanto, a decisão tomada foi de trabalhar na modalidade home office. Sim, trabalhar de casa!

Assim, separamos 4 dicas que vão permitir a você e sua equipe dar continuidade às atividades apesar dos problemas externos, evitando acúmulo de tarefas, atrasos e até multas, ou seja, fazer contabilidade online.

#DICA 1 – Skype

O Skype é uma ferramenta que possibilita comunicações de voz e vídeo via internet, de forma gratuita. Com o Skype você irá facilitar a comunicação de toda equipe, sendo possível até realizar reuniões, ou seja, você pode incluir várias pessoas na mesma ligação.

O Skype pode ser instalado no computador, mas também possui aplicativo para smartphones. Para conhecer melhor esse software gratuito e fazer o download da ferramenta, acesse a página www.skype.com.

#DICA 2 – Mailing e ferramenta de e-mail marketing

Quando falamos em Mailing estamos nos referindo a uma lista cadastral dos seus clientes, que deve conter pelo menos o nome, telefone, e-mail e empresa de cada contato. O objetivo do mailing é manter um relacionamento com seu cliente.

Em situações de urgência, certamente você vai precisar enviar um comunicado com rapidez aos seus contatos, para isso, utilizar o e-mail é a forma mais eficiente. Porém, digitar ou copiar o endereço eletrônico um por um não é nada prático. Para isso, você pode recorrer a uma ferramenta de e-mail marketing!

Ferramentas de e-mail marketing permitem que você importe seu mailing de maneira bem prática e dispare um único e-mail para toda sua base de contatos em poucos cliques. Nossa sugestão é o Mailchimp, que possui uma versão gratuita para uma lista de até 2000 contatos e permite até 12.000 disparos no mês.

Em geral essas ferramentas importam arquivos (.csv), o que vai facilitar muito o nosso trabalho. É só ir à ferramenta de email marketing, na opção importar contatos e selecionar o arquivo .csv. Com a lista pronta, vai faltar apenas criar o email. No caso do Mailchimp é bem simples. A ferramenta já possui alguns templates prontos, você só vai precisar personalizar.

Lista pronta? E-mail pronto? É só enviar!

.csv? Se sua lista de clientes (mailing) está em uma planilha do excel, o formato de arquivo será .xls ou .xlms dependendo de qual versão do pacote office você usa (2007, 2010, 2013 ou 2016). Para converter para .csv é só abrir sua planilha, ir em salvar como e logo abaixo do campo nome do arquivo, você deve selecionar o tipo de arquivo como separador por vírgulas (.csv).  Prontinho!

#DICA 3 – Redes sociais

Se no seu escritório você não tem alguém responsável pelo marketing, não quer dizer que sua empresa deve ficar fora da internet. Apesar do e-mail ser o principal meio de comunicação, as mensagens em redes sociais são mais rapidamente visualizadas.

Você talvez tenha um site da sua empresa, o que é muito bom, mas as edições costumam tomar tempo. Para comunicados urgentes e temporários talvez não seja o mais eficaz. Até porque o cliente precisaria ir ao seu site para descobrir a informação. Se o comunicado é urgente, a mensagem precisa chegar até ele!

Nossa sugestão é que você comece pelo facebook.

Primeiramente, não misture o pessoal com o profissional! O ideal seria criar uma página para seu escritório, porém se você não tem afinidade com o facebook, isso vai te tomar tempo e você vai acabar pulando essa dica. Por isso, vamos começar com o simples e eficiente.

Crie uma conta de perfil no facebook com informações da sua empresa. Você pode colocar como foto de perfil sua logomarca e a de capa uma foto do seu escritório. Tenha publicações apenas relacionadas ao seu negócio. Pode ter meme, gif, piada, reportagem… Tudo junto e misturado. O importante é lembrar que é a imagem da sua empresa que está em jogo.

Após criar seu perfil, comece a adicionar seus clientes como amigos. Quando fizer um post, você pode marcar seus clientes nos comentários, garantindo que eles vejam a mensagem. É só digitar o símbolo @ e escrever o nome do cliente. Nas primeiras letras que digitar, você vai perceber que o facebook te dará algumas opções de perfis para marcar.

#DICA 4 – Acesso remoto

Até aqui vimos dicas para facilitar a comunicação tanto com a sua equipe quanto com seus clientes. Mas do trabalho mesmo, não falamos ainda.

Começando pelos softwares contábeis, como Domínio, Alterdata e Contimatic, você consegue acessá-los de casa? O mais comum é que as contabilidades instalem esses sistemas na rede local, que permite troca e compartilhamento de dados entre computadores individuais, desde que estejam numa área próxima. Assim, nosso plano de home office iria por água abaixo. Mas calma, nós pensamos em tudo! Existem duas opções: usar uma Rede Particular Virtual (VPN) ou acesso via terminal service.

• Rede Particular Virtual (VPN)

Uma VPN é uma forma de conectar dois computadores utilizando uma rede pública, como a internet. No nosso caso queremos conectar o computador de cada funcionário ao servidor da contabilidade.

Realizando uma pesquisa no youtube é fácil encontrar vídeo-aulas de como realizar as configurações necessárias, mas por questões de segurança, para garantir que outras pessoas não tenham acesso aos seus dados, o ideal é contratar um profissional de TI.

O profissional irá configurar o servidor do seu escritório e deverá realizar um breve treinamento com a sua equipe. O acesso via VPN é tão simples quanto acessar a rede wi-fi.

A única desvantagem que identificamos na VPN é que tanto na contabilidade quanto na residência de seus colaboradores a conexão deverá ser estável e de alta velocidade.

• Acesso via Terminal Service

Nossa sugestão de ferramenta para acesso via terminal service é o TeamViewer. Com ele você fará o compartilhamento da área de trabalho e transferência de arquivos entre computadores.

O TeamViewer é gratuito para uso não comercial. Usando esporadicamente, você não terá problemas. Para fazer o download, é só ir www.teamviewer.com. É bem rápido!

Cada máquina terá que possuir o TeamViewer e, quando for necessário fazer o acesso remoto, cada funcionário também terá que instalar no seu computador pessoal. O ponto negativo é que os computadores precisam estar ambos ligados.

Optando pelo TeamViewer você terá duas opções: ou os computadores devem ficar sempre ligados ou, no caso  de uma emergência, apenas uma pessoa deverá se deslocar até o escritório para ligar todas as máquinas. Já no acesso via VPN isso não ocorre, pois o acesso é feito ao servidor, que normalmente já é mantido ligado.

#DICA 5 – Controle de Atividades

Com seus colaboradores trabalhando de casa, como você irá controlar se as atividades estão sendo realizadas? Como ter certeza de que não vai ocorrer nenhum atraso?

Certamente cobrar um a um será estressante e não te dará uma noção real do que está acontecendo. Por isso temos duas sugestões:

• Trello

O trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, que pode ser acessada de qualquer navegador e não necessita de instalação.

Baseado na metodologia Kanban e similar a um quadro com post-its, no trello você irá inserir as atividades a serem realizadas em cartões, podendo incluir um prazo de entrega e selecionar quem é o responsável. A medida que as tarefas vão sendo realizadas os cartões são movidos da lista “A fazer” para “Feito”, por exemplo.

Para entender melhor os princípios por trás do Trello e toda metodologia Kanban, nós desenvolvemos o eBook Kanban – Como aumentar a produtividade do seu escritório contábil com Metodologia de Gestão à Vista. Esse eBook traz aplicações práticas do Kanban para seu escritório contábil, não deixe de conferir, é gratuito!

• MasterDoc

O MasterDoc é uma ferramenta mais completa e desenvolvida especificamente para as contabilidades. É um software para controle de obrigações e gestão de documentos. E, o melhor, também é em nuvem.

Com essa ferramenta você e seus funcionários vão direcionar a atenção para o que realmente importa. O sistema envia diariamente por email um relatório com as obrigações que estão pendentes. No caso dos gerentes, é possível receber um relatório geral com informações de cada colaborador. Assim, mesmo fora do escritório, é possível gerenciar sua equipe com eficiência.

O software tem outras funcionalidades que podem ser conferidas no site masterdoconline.com.br.

Contabilidade online como diferencial

Falamos do caos vivido no Espírito Santo com a falta de policiamento, mas vários outros fatores externos podem exigir mais preparo da sua contabilidade. Seja um alagamento, uma via interrompida ou os ônibus não circulando, o efeito para o seu negócio, se você não está preparado para o home office, será o mesmo: número de funcionários reduzido ou expediente suspenso.

Comece a implantar as dicas sugeridas aqui. Tentamos abordar opções para todos os públicos. Contabilidades que estão iniciando e de pequeno porte, certamente vão optar pelas ferramentas TeamViewer e Trello. Já as mais estruturadas e que gerenciam muitas empresas, devem avaliar a Rede Particular Virtual (VPN) e o MasterDoc.

Espero que as dicas tenham ajudado e que sua contabilidade esteja preparada para quaisquer imprevistos. Qualquer dúvida comente aqui, ficaremos felizes em ajudar!